Quando a empresa decide que precisa de um sistema, a primeira dúvida costuma ser: compro um pronto ou mando fazer um? As duas respostas podem estar certas. O erro mais comum não é escolher uma ou outra, é escolher sem comparar pelos critérios certos.
Vale dizer logo: nós construímos software sob medida, e mesmo assim muitas vezes a resposta certa é um sistema pronto. Este guia ajuda a descobrir qual é o seu caso.
O que cada opção oferece
Sistema pronto (também chamado de SaaS, ou software de prateleira) é um produto usado por muitas empresas ao mesmo tempo. Você paga uma assinatura ou licença e começa a usar.
- Vantagens: começa rápido, custo inicial baixo, manutenção e atualizações por conta do fornecedor, funcionalidades testadas por muitos clientes.
- Limites: você se adapta ao jeito do sistema, depende das prioridades do fornecedor, paga para sempre e, às vezes, tem dificuldade para tirar seus dados de lá.
Sistema sob medida é construído para o seu processo, do seu jeito.
- Vantagens: faz exatamente o que você precisa, se integra ao que você já usa, evolui no seu ritmo e pode virar um diferencial que o concorrente não tem.
- Limites: custa mais no começo, leva mais tempo até ficar pronto e exige que alguém cuide da manutenção.
Comece pelo processo, não pelo sistema
Antes de comparar ferramentas, responda: o processo que você quer resolver é comum ou é o que torna sua empresa diferente?
Processos comuns, como folha de pagamento, contabilidade, emissão de nota fiscal, e-mail e agenda simples, funcionam de forma parecida em quase todas as empresas. Para eles, quase sempre existe um sistema pronto bom, testado e mais barato do que qualquer coisa feita do zero.
Já o processo que é o jeito único de a sua empresa trabalhar, aquele que faz o cliente escolher você, merece mais cuidado. Forçá-lo a caber num sistema genérico pode significar abrir mão justamente do que funciona.
Sete perguntas para comparar
1. Quanto do seu processo o sistema pronto cobre?
Faça a lista do que você precisa e marque, item por item, o que o sistema pronto faz sem adaptação. Se cobre quase tudo, é um forte candidato. Se cobre pouco do que importa, você vai acabar com o sistema pronto mais um monte de planilhas em volta.
2. O que você teria que mudar no seu jeito de trabalhar?
Adaptar o processo ao sistema não é necessariamente ruim. Às vezes o sistema traz um jeito melhor, que muitas empresas já validaram. O problema é quando a adaptação piora o atendimento ou cria trabalho extra.
3. Qual é o custo total em alguns anos?
Compare o custo total, e não só o primeiro mês. No sistema pronto, some assinatura por usuário, módulos extras, implantação e treinamento, multiplicados pelos anos de uso e pelo crescimento da equipe. No sob medida, some construção, hospedagem e manutenção. Os números podem surpreender para os dois lados.
4. O sistema conversa com o que você já usa?
Verifique se o sistema pronto tem integração com as ferramentas que você não vai abandonar. Se tiver uma API aberta e documentada, ótimo. Se não tiver, cada integração vira um problema.
5. Seus dados podem sair de lá?
Pergunte ao fornecedor: se eu cancelar, como recebo meus dados, e em que formato? Um sistema que dificulta a saída prende você mesmo quando deixa de servir.
6. Quem decide o futuro da ferramenta?
No sistema pronto, quem decide o que muda é o fornecedor. Uma funcionalidade que você usa pode mudar ou sumir, e o preço pode subir. No sob medida, a decisão é sua, mas a responsabilidade de manter também.
7. Quanto tempo você pode esperar?
Se o problema precisa de solução no mês que vem, um sistema pronto pode ser a única opção realista, ao menos por enquanto. Nada impede de começar com ele e construir algo próprio mais tarde, com mais clareza sobre o que precisa.
O caminho do meio
A escolha não precisa ser tudo ou nada. Muitas empresas chegam a um bom resultado combinando as duas coisas:
- Sistema pronto no que é comum (financeiro, fiscal, RH) e sob medida no que é diferencial.
- Integração entre sistemas prontos, para que os dados passem de um para o outro sem digitar de novo.
- Uma camada própria por cima de sistemas prontos, como um portal para clientes, um painel de indicadores ou um aplicativo para a equipe de campo.
Muitas vezes, o maior ganho não está em trocar de sistema, mas em fazer os sistemas que você já tem trabalharem juntos.
Sinais de alerta nos dois lados
Desconfie do sistema pronto quando a demonstração só mostra o caminho feliz, quando o vendedor responde "isso dá para adaptar" para tudo sem detalhar como, ou quando o contrato tem multa alta para cancelar.
Desconfie do sob medida quando o fornecedor não pergunta nada sobre o seu processo antes de passar preço, quando a proposta não fala de manutenção, ou quando não fica claro de quem será o código depois da entrega. O guia sobre quanto custa um sistema sob medida ajuda a ler essas propostas.
Para resumir
- Para processos comuns, um sistema pronto costuma ser a melhor escolha.
- Para o processo que diferencia sua empresa, o sob medida merece ser considerado.
- Compare pelo custo total em alguns anos, pela cobertura real do processo, pelas integrações e pela liberdade de sair.
- Combinar as duas opções, com integração entre elas, muitas vezes é o melhor caminho.
Se você está nessa dúvida e quer ajuda para comparar as opções, vale uma conversa.