Retrabalho é aquele trabalho que não precisaria existir. Copiar um pedido do WhatsApp para a planilha, depois da planilha para o sistema. Conferir se os números de dois relatórios batem. Corrigir uma nota emitida com o valor errado. Ligar para o cliente para confirmar um dado que ele já tinha mandado.
Cada tarefa dessas parece pequena. O problema é que elas se repetem todos os dias, em várias pessoas, e ninguém soma. Este guia mostra como fazer essa conta.
Por que o retrabalho fica escondido
O retrabalho não aparece no orçamento porque já está embutido no salário das pessoas. A empresa não recebe uma conta separada dizendo "R$ X gastos com digitação repetida este mês". Ele aparece de outras formas:
- A equipe vive ocupada, mas a produção não cresce.
- Contratar mais gente parece a única saída para atender mais clientes.
- Erros chegam ao cliente com uma frequência que ninguém sabe explicar.
- As pessoas mais experientes passam o dia em tarefas que não precisam de experiência.
A conta básica
Para estimar o custo do retrabalho, você precisa de quatro números para cada tarefa repetitiva:
- Quanto tempo leva cada vez que a tarefa é feita, em minutos.
- Quantas vezes por dia ela acontece.
- Quantas pessoas fazem essa tarefa.
- Quanto custa uma hora dessa pessoa para a empresa.
A conta fica assim:
minutos por vez × vezes por dia × pessoas × dias úteis no mês ÷ 60 × custo da hora
Um exemplo hipotético: três pessoas gastam 4 minutos copiando cada pedido para o sistema, 30 vezes por dia, em 22 dias úteis. São 4 × 30 × 3 × 22 = 7.920 minutos, ou 132 horas por mês, quase uma pessoa inteira em tempo integral só copiando dados.
Para chegar ao custo da hora, não use só o salário. Inclua encargos, benefícios e o custo do posto de trabalho. Na dúvida, use o valor que você pagaria por uma hora daquela função.
Se preferir não fazer a conta na mão, a calculadora de retrabalho aqui do site faz isso por você.
O que a conta não pega
O tempo é só a parte mais fácil de medir. O retrabalho tem outros custos, que costumam ser maiores:
Erros
Toda vez que alguém digita um dado de novo, existe uma chance de errar. Um número trocado num pedido vira uma entrega errada, que vira um frete de volta, um cliente insatisfeito e mais tempo para resolver. Um erro numa nota fiscal pode virar retrabalho no financeiro e no contábil.
Atraso
Se uma informação precisa passar por três pessoas e três planilhas até chegar a quem decide, ela chega tarde. O cliente espera mais, o estoque é reposto depois do que deveria e oportunidades passam.
Gente boa fazendo trabalho repetitivo
Quando a pessoa mais experiente da equipe passa metade do dia copiando e conferindo, a empresa perde duas vezes: paga caro por uma tarefa simples e deixa de ter essa pessoa no que realmente precisa dela. E trabalho repetitivo, por muito tempo, desmotiva.
Limite para crescer
Se cada cliente novo exige mais horas de trabalho manual, crescer significa contratar na mesma proporção. Automatizar o retrabalho é o que permite atender mais sem que a equipe cresça no mesmo ritmo.
Como encontrar o retrabalho na sua empresa
Uma forma simples é passar uma semana observando e anotando. Algumas perguntas ajudam:
- Onde a mesma informação é digitada em mais de um lugar?
- Quais conferências são feitas "porque já deu problema antes"?
- Quais relatórios alguém monta à mão toda semana ou todo mês?
- O que as pessoas fazem enquanto esperam uma informação de outro setor?
- Quais tarefas param quando uma pessoa específica falta?
Peça para cada pessoa da equipe listar as três tarefas mais repetitivas do dia. Quem faz o trabalho sabe exatamente onde ele dói. O guia 7 sinais de que sua empresa já passou da fase da planilha também ajuda a reconhecer os pontos mais comuns.
Por onde começar
Depois de listar as tarefas e estimar as horas, ordene a lista por dois critérios:
- Quanto custa (horas por mês mais o impacto dos erros).
- Quão fácil é resolver (às vezes uma integração simples elimina horas de digitação).
Comece pelas tarefas que custam muito e são fáceis de resolver. Elas dão resultado rápido e ajudam a convencer quem ainda tem dúvida. As que custam muito e são difíceis entram num plano maior. As que custam pouco podem esperar.
E lembre de medir de novo depois. Comparar o antes e o depois é o que mostra se a mudança funcionou e onde investir na próxima etapa.
Para resumir
- Retrabalho é trabalho que não precisaria existir, e fica escondido no salário das pessoas.
- A conta básica: minutos × vezes por dia × pessoas × dias × custo da hora.
- Além do tempo, o retrabalho custa erros, atrasos, gente boa desperdiçada e limite para crescer.
- Comece pelo que custa muito e é fácil de resolver, e meça antes e depois.
Se você fez a conta e o número assustou, vale uma conversa.